Organizačný poriadok archívu

Pamiatkový úrad Slovenskej republiky

Generálny riaditeľ Pamiatkového úradu Slovenskej republiky v súlade s Organizačným poriadkom Pamiatkového úradu Slovenskej republiky platným od 1.júla 2002, v nadväznosti na rozhodnutie Ministerstva vnútra SR č. OA-266 ( z 22.5.1992 ) o zriadení Archívu Slovenského ústavu pamiatkovej starostlivosti v Bratislave.

vydáva

Organizačný poriadok Archívu Pamiatkového úradu Slovenskej republiky1. Právne postavenie, názov, sídlo

a) Archív Pamiatkového úradu Slovenskej republiky bol zriadený v súlade so zákonom SNR č.149/1975 Z. z. o archívnictve v znení zákona č. 571/1991 Z. z. § 26 ( úplné znenie zákon č. 332/1992 Z. z. ), rozhodnutím Odboru archívnictva Ministerstva vnútra SR ( ďalej len „MV SR“ ) z 22.5.1992 pod č. OA-266 ako archív osobitného významu s názvom Archív Slovenského ústavu pamiatkovej starostlivosti. S účinnosťou od 1.4.2002 bol premenovaný na Archív Pamiatkového úradu Slovenskej republiky ( ďalej len „archív“ ) – stanovisko MV SR pod č. SVS – 204 - 2002/ 0336.

b) Sídlom archívu je Bratislava, Cesta na Červený most 6, č. tel. 02 / 54771901, E mail: archiv@pamiatky.gov.sk Internet: www.pamiatky.sk

c) Archív je v rámci štruktúry Pamiatkového úradu Slovenskej republiky ( ďalej len „pamiatkový úrad“ ) začlenený do úseku výkonu štátnej správy a odborných činností.

d) Špecializovaná pracovná náplň archívu vyplýva z jeho postavenia ako osobitného archívu podľa zákona NR SR č.49/2002 Z. z. o ochrane pamiatkového fondu. V tomto smere archív zastupuje pamiatkový úrad navonok vo vzťahu ku všetkým organizáciám, inštitúciám, ako aj súkromným osobám. V odborných otázkach archívnictva sa riadi metodikou, smernicami a pokynmi Odboru archívnictva a spisovej služby MV SR.

e) Kontrolná a metodická činnosť archívu voči všetkým registratúrnym strediskám na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch vyplýva zo zákona NR SR č.395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a z vyhlášky MV SR č. 628/2002, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

f) Archív v zmysle poverenia Odboru archívnictva a spisovej služby MV SR č. SVS – 204 – 2002/ 0336 zo dňa 17.05.2002 zabezpečuje predarchívnu starostlivosť a pripravuje podklady pre vyraďovacie konania na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch.

g) Archív patrí do siete verejných archívov Slovenskej republiky a jeho archívne dokumenty sú súčasťou archívneho dedičstva Slovenskej republiky.

2. Organizačné členenie archívu

Archív sa člení na:

a) archív na pamiatkovom úrade: oddelenie archívnych fondov referát – foto referát – knižnica

b) referát – archív na krajských pamiatkových úradoch.

V organizačnej štruktúre krajského pamiatkového úradu je referát – archív a knižnica zaradený do úseku výskumu, evidencie a dokumentácie.

3. Získavanie archívnych dokumentov

Archív získava archívne dokumenty:
a) preberaním po vyraďovacom konaní z registratúrnych stredísk pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov,

b) preberaním mimo vyraďovacieho konania ( podľa zákona NR SR č. 49/2002 Z. z. o ochrane pamiatkového fondu, resp. podľa zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach),

c) preberaním archívnych dokumentov zaniknutých štátnych organizácií, ktorých právnym nástupcom je pamiatkový úrad,

d) darom, odkazom a akvizičnou činnosťou od fyzických a právnických osôb.

4. Archívne dokumenty v archíve pamiatkového úradu

1. Do odbornej archívnej starostlivosti archívu patria písomné, obrazové, zvukové a iné archívne dokumenty s jedinečnou historickou hodnotou vzniknuté z činnosti:

a) právnych predchodcov pamiatkového úradu

b) pamiatkového úradu

c) krajských pamiatkových úradov

d) iných organizácií, pôsobiacich v oblasti ochrany pamiatkového fondu

e) významných osobností pracujúcich na úseku dejín, teórie, výskumu a projektovania v oblasti ochrany pamiatkového fondu na Slovensku.

2. Archív tvoria archívne fondy:
a) fond písomností právnych predchodcov pamiatkového úradu b) fond písomností pamiatkového úradu c) zbierka písomností právnych predchodcov pamiatkového úradu d) fond základného výskumu pamiatok e) fond umelecko-historických, architektonických, archeologických , pamiatkových výskumov f) fond projektovej dokumentácie a zameraní g) fond schematického zamerania h) fond reštaurátorskej dokumentácie i) fond negatívov
j) fond diapozitívov
k) zbierka videokaziet
l) zbierka CD
m) zbierka starých filmov
n) zbierka pohľadníc
o) zbierka starých fotografií
p) zbierka historických a súčasných máp

4.1. Vedúci

a) riadi archív,
b) riadi, usmerňuje a kontroluje budovanie archívnych fondov v archíve,
c) vypracováva podklady pre výkon štátnej správy,
d) kontroluje a metodicky usmerňuje činnosť registratúrnych stredísk na pamiatkovom úrade a na krajských pamiatkových úradoch,
e) kontroluje a metodicky usmerňuje vyraďovanie záznamov z registratúrnych stredísk pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov,
f) posudzuje dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a pripravuje podklady pre vydanie rozhodnutí vo vyraďovacom konaní na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch,
g) zabezpečuje preberanie archívnych dokumentov z registratúrnych stredísk pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov,
h) rozpracováva a rieši metodiku spracovávania, sprístupňovania a všestranného využívania archívnych dokumentov,
i) buduje AIS PS ako subsystém štátneho informačného systému a zabezpečuje jeho rozvoj prostredníctvom moderných informačných technológií,
j) koordinuje a usmerňuje využívanie výpočtovej techniky v oblasti archívnych fondov na pamiatkovom úrade a na krajských pamiatkových úradoch,
k) spracováva archívny informačný systém v rámci svojej pôsobnosti,
l) riadi a zodpovedá za činnosť referátu – foto,
m) riadi a zodpovedá za činnosť referátu – knižnice.

4.2. Činnosť oddelenia archívnych fondov

Zamestnanci archívu v oddelení archívnych fondov vykonávajú nasledovné odborné činnosti: a) predarchívna starostlivosť: metodické usmerňovanie a kontrolovanie správy registratúry a činnosti registratúrnych stredísk na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch, dozor nad dodržiavaním ustanovení registratúrneho poriadku,
b) dozor nad vyraďovaním registratúrnych záznamov z registratúrnych stredísk na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch, posudzovanie dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov vzniknutých z činnosti pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov vo vyraďovacom konaní,
c) preberanie archívnych dokumentov z registratúrnych stredísk pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov po vyraďovacom konaní,
d) preberanie archívnych dokumentov mimo vyraďovacieho konania (podľa zákona NR SR č. 49/2002 Z .z. o ochrane pamiatkového fondu, resp. podľa zákona NR SR č.395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach),
e) vedenie evidencie o prebratých archívnych dokumentoch (evidenčný list, kniha prírastkov, kniha depozitov, kniha úbytkov),
f) odborné spracovávanie a usporadúvanie archívnych dokumentov do fondov a zbierok, vypracovávanie archívnych pomôcok (dočasné inventárne zoznamy, knižné inventáre, lístkové kartotéky, knižné katalógy a pod.) a to v neautomatizovanej aj elektronickej forme,
g) ochraňovanie archívnych dokumentov pred odcudzením, zničením a poškodením,
h) sprístupňovanie archívnych dokumentov: predloženie bádateľom na štúdium (upravuje Bádateľský poriadok archívu), vyhotovovanie odpisov, výpisov, potvrdení, kópií (podľa Cenníka výkonov archívu), verejné vystavovanie archívnych dokumentov, resp. ich kópií,
i) usmerňovanie a kontrolovanie odborného spracovávania archívnych fondov a zbierok,
j) koordinovanie a usmerňovanie využívania výpočtovej techniky pri odbornom spracovávaní archívnych fondov a zbierok,
k) spracovávanie údajov pre archívny informačný systém,
l) budovanie AIS PS ako subsystému štátneho informačného systému,
m) rozpracovávanie teórie a metodológie v oblasti odborných archívnych činností a vypracovávanie metodických materiálov pri usmerňovaní tejto činnosti,
n) vykonávanie archívnych výskumov o pamiatkovom fonde Slovenska vedeckým štúdiom vlastných archívnych dokumentov, ako aj archívnych dokumentov v iných slovenských a zahraničných archívoch,
o) dopĺňanie a kompletizovanie pramennej základne pre dejiny ochrany pamiatkového fondu na Slovensku,
p) budovanie databázy údajov o záznamoch a archívnych dokumentoch s tematikou ochrany pamiatkového fondu z iných organizácií a archívov,
q) spolupráca s príbuznými organizáciami, archívmi, kultúrnymi inštitúciami, právnickými a fyzickými osobami, zaoberajúcimi sa pamiatkovým fondom na Slovensku aj v zahraničí,
r) spolupráca na propagácii, osvete a publikačnej činnosti pamiatkového úradu,
s) vydávanie interného bulletinu dvakrát do roka – Informátor Archívu Pamiatkového úradu SR.

4.3. Činnosť referátu – foto

Zamestnanci archívu v referáte – foto vykonávajú nasledovné odborné činnosti:

a) fotodokumentácia kultúrnych pamiatok, pamiatkových, archeologických, záchranných výskumov a všetky s tým súvisiace fotolaboratórne práce,
b) fotodokumentácia činnosti pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov,
c) fotolaboratórne práce na objednávku bádateľov,
d) príprava fotodokumentácie a fotokópií archívnych dokumentov pre výstavnú a publikačnú činnosť,
e) tvorba reprezentačnej fotodokumentácie o pamiatkovom fonde v elektronickej forme.

4.4. Činnosť referátu – knižnica

Zamestnanec archívu v referáte - knižnica vykonáva nasledovnú činnosť:

a) zhromažďuje, spracováva a sprístupňuje knižničný fond,
b) spolupracuje s odbornými partnerskými organizáciami v oblasti budovania bibliografických fondov a vzájomnej výmeny knižničných informácií,
c) zabezpečuje úlohy v oblasti spracovávania bibliografie o ochrane pamiatkového fondu,
d) koordinuje a usmerňuje využívanie výpočtovej techniky v oblasti knižničných činností na krajských pamiatkových úradoch,
e) zabezpečuje medzinárodnú spoluprácu v oblasti výmeny odborných publikácií s tematikou ochrany pamiatkového fondu,
f) vykonáva výpožičnú a konzultačnú činnosť,
g) zabezpečuje akvizičnú činnosť kníh a časopisov,
h) metodicky usmerňuje a kontroluje zakladanie knižníc na krajských pamiatkových úradoch,
i) metodicky usmerňuje a kontroluje knižničnú činnosť na krajských pamiatkových úradoch,
j) zverejňuje najnovšie prírastky knižnice formou Informátora Archívu Pamiatkového úradu SR,

4.4.1. Fond knižnice

1. Fond knižnice obsahuje odbornú literatúru slovenskej a cudzojazyčnej produkcie z oblasti ochrany pamiatkového fondu a ostatných príbuzných vedných oblastí.

Člení sa na:
a) fond všeobecnej odbornej literatúry
b) fond reštaurátorskej literatúry
c) fond encyklopedickej a slovníkovej literatúry
d) fond periodík
e) fond veľkých formátov.

3. Základná evidencia knižničného fondu je vedená formou prírastkového zoznamu.

4. Evidencia časopisov za bežný kalendárny rok je vedená formou kartotéky.

5. Knižnica priebežne spracováva katalógy:
a) katalóg menný
b) katalóg predmetový
c) katalóg služobný.

5. Archívne dokumenty v referáte – archív na krajských pamiatkových úradoch

Archívny fond tvorí:

a) fond výskumných správ – T : umelecko – historické, architektonické, archeologické, pamiatkové výskumy, zámery pamiatkových úprav, zásady ochrany, programy pamiatkových úprav, metodické materiály, rôzne hodnotenia, posudky, návrhy na vyhlásenie za kultúrnu pamiatku ...
b) fond projektovej dokumentácie a zameraní – A
c) fond reštaurátorskej dokumentácie – R
d) fond negatívov
e) fond diapozitívov

5.1. Činnosť referátu – archívu na krajských pamiatkových úradoch a ich pracoviskách

1. Zamestnanci referátu - archív na krajských pamiatkových úradoch vykonávajú nasledovnú činnosť:
a) odborné spracovávanie a usporadúvanie archívnych dokumentov do fondov a zbierok,
b) vypracovávanie archívnych pomôcok (dočasné inventárne zoznamy, knižné inventáre, lístkové kartotéky, knižné katalógy a pod.) a to v neautomatizovanej aj elektronickej forme,
c) ochraňovanie archívnych dokumentov pred odcudzením, zničením a poškodením,
d) sprístupňovanie archívnych dokumentov: predloženie bádateľom na štúdium (upravuje Bádateľský poriadok archívu), vyhotovovanie odpisov, výpisov, potvrdení, kópií (podľa Cenníka služieb archívu), verejné vystavovanie archívnych dokumentov, resp. ich kópií,
e) preberanie projektovej dokumentácie obnovy pamiatky (podľa zákona NR SR č.49/2002 Z. z. o ochrane pamiatkového fondu, § 32 ), ktorá sa stáva súčasťou archívneho fondu projektovej dokumentácie – A.

2. Za správne uloženie, evidovanie, spracovávanie a ochranu archívnych fondov je zodpovedný riaditeľ krajského pamiatkového úradu.

3. V odborných archívnych otázkach sa referát - archív riadi pokynmi zamestnancov archívu pamiatkového úradu.

5.1.1. Knižnice na krajských pamiatkových úradoch

Zamestnanci knižníc na krajských pamiatkových úradoch vykonávajú nasledovnú činnosť:
a) sledujú a sústreďujú domácu, regionálnu a podľa finančných možností aj zahraničnú literatúru z oblasti ochrany pamiatkového fondu,
b) vedú základnú evidenciu literatúry pomocou prírastkového zoznamu,
c) evidujú časopisy bežného roka v pomocnej príručnej kartotéke,
d) sprístupňujú knižničný fond, vykonávajú konzultačnú činnosť.

6. Povinnosti pamiatkového úradu

Pamiatkový úrad je povinný:
a) umiestniť archívne pracoviská vo vhodných priestoroch, ktoré zaručujú bezpečné uloženie a účelové využívanie archívnych dokumentov.
b) zabezpečiť materiálno – technické vybavenie, ako aj personálne obsadenie archívu.

7. Záverečné ustanovenia

1. Archív sa pri výkone svojich úloh riadi:
a) zákonom NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
b) vyhláškou MV SR č. 628/2002, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
c) vyhláškou MV SR č. 129/1996, ktorou sa vykonáva zákon č.100/1996 Zb. o ochrane štátneho tajomstva, služobného tajomstva, o šifrovej ochrane informácií a o zmene a doplnení Trestného zákona v znení neskorších predpisov
d) zákonom č.49/2002 Z. z. o ochrane pamiatkového fondu
e) Organizačným poriadkom Pamiatkového úradu Slovenskej republiky, 2002,
f) Zásadami jednotného systému dokumentácie kultúrnych pamiatok, SÚPS Bratislava 1992
g) Registratúrnym poriadkom a plánom pamiatkového úradu a Registratúrnym poriadkom a plánom krajských pamiatkových úradov.

2. S týmto organizačným poriadkom sú povinní sa oboznámiť a sa ním riadiť zamestnanci archívu na pamiatkovom úrade a krajských pamiatkových úradoch a všetci ostatní zamestnanci pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov.

3. Za dodržiavanie organizačného poriadku zodpovedajú vedúci zamestnanci pamiatkového úradu a krajských pamiatkových úradov.

4. Ruší sa Organizačný poriadok Archívu Pamiatkového ústavu v Bratislave schválený 1. mája 1999.

5. Organizačný poriadok Archívu Pamiatkového úradu Slovenskej republiky nadobúda platnosť 1.4. 2003

PhDr. Katarína Kosová
generálna riaditeľka