Archívny informačný systém

Archív svojou vnútornou organizačnou štruktúrou tvorí ucelený informačný systém. Jeho základom je evidencia archívneho dedičstva a sprístupňovanie súborov archívnych dokumentov a poskytovanie informácií o ich obsahu bádateľskej verejnosti prostredníctvom archívnych pomôcok (inventárov, katalógov, registrov), spôsobom prezenčného štúdia, publikovania a verejného vystavovania. V širšom slova zmysle v sebe zahŕňa aj preberanie archívnych dokumentov z registratúry, ich evidenciu, ochranu a využívanie.

Dejiny a súčasný stav

Súčasný archívny informačný systém nie je jednotný a komplexný. Jeho pôvod siaha do roku 1982, kedy vznikla metodická smernica „Výstavba Dokumentografického podsystému AIS PS“ (v archíve pod sign. T 1686). Tento systém evidencie umožňoval fakt, že „dokumentačné fondy“ sú vlastne zbierkami jednotlivín, z ktorých každá má vlastnú signatúru (prírastkové číslo) a každú je možné vyjadriť (opísať) jej názvom. Elektronická evidencia jednotlivých archívnych zbierok je vedená v programe Fox Base a je spojená do jedného databázového systému (didisl.dbf). Táto databáza obsahuje nasledovné zbierky (v minulosti nazývané „dokumentačné fondy“): Zbierka projektov a zameraní (disA), Zbierka tematických výskumov (disT), Zbierka základných výskumov (disZ), Zbierka schematických zameraní (disV), Zbierka reštaurátorských dokumentácií (disR). Jednotlivé dokumenty sú rozlíšené písmenom signatúry, ostatné údaje „vstupnej vety“ majú rovnaké. V tom istom programe je vedená aj evidencia Zbierky historických máp (hism.), Zbierky diapozitívov veľkých (diapoz.) a Zbierky diapozitívov malých (diakin.). Vyhľadávanie a tlač vybraných zostáv je možná po prekonvertovaní databázy do programu Excel. Umožňuje však vytlačiť len obmedzený počet údajov vstupnej vety. Prednosťou elektronického spracovania nie je len úschova veľkého množstva informácií poskytujúca možnosť ich rýchleho vyhľadávania podľa špecifických požiadaviek užívateľov, ale aj možnosť viac hľadiskového prístupu pri výbere informácií a spájaní fyzicky rozptýlených informácií. To umožňuje archivárom vytvárať špeciálne archívne pomôcky podľa rôznych tém (napr. Výberové inventáre - Václav Mencl, Banská Štiavnica, Bratislava, Bardejov, Ľudová architektúra, MPR Prešovský kraj, Historická zeleň atď.).

Ďalšou výhodou automatizácie je možnosť internetovej aplikácie. V súčasnosti je databáza archívnych zbierok sprístupnená na našej webovej stránke www.pamiatky.sk. Umožňuje vyhľadávanie podľa rôznych kritérií (mesto, mestská časť, ulica, pamiatkový objekt). Archív Pamiatkového úradu SR patrí medzi prvé archívy na Slovensku, ktoré sprístupnili archívne pomôcky širokej verejnosti.

Súčasťou archívneho informačného systému sú aj evidenčné karty JAF (Jednotný archívny fond), ktorými je informačný systém Archívu Pamiatkového úradu SR napojený na celoštátny systém evidencie archívnych fondov, ktorý vedie Ministerstvo vnútra SR, Sekcia archívov a registratúr.

Ďalšou súčasťou archívneho informačného systému sú prírastkové knihy a katalógy Zbierky negatívov (a pozitívov), Zbierky súčasných máp, Zbierky filmov a videokaziet a Zbierky CD nosičov, ktoré sú vedené len v klasickej papierovej forme.

V elektronickej forme sú ďalej vypracované archívne pomôcky k fondom spisovej agendy: Inventár Pamiatkový ústav a jeho právni predchodcovia (1919-1951), KÚŠPSOP Prešov, KÚŠPSOP Bratislava, ktoré sa v súčasnosti pripravujú na internetovú aplikáciu. V klasickej forme je sprístupnený Inventár Uhorská pamiatková komisia (1872-1903). Jeho druhá časť (1904-1918) sa spracováva už v elektronickej forme, ale zatiaľ len v programe Excel. V programe Excel sa spracovávajú aj archívne pomôcky k fondom Slovenský pamiatkový ústav (1950-1958) a Slovenský ústav pamiatkovej starostlivosti a ochrany prírody (1958-1981).

Budovanie archívneho informačného systému v budúcnosti

Už teraz sa ukazuje, že pred archivármi v archíve PÚ SR stojí v budúcnosti náročná úloha - spracovanie a sprístupnenie archívnych fondov Pamiatkového úradu SR a krajských pamiatkových úradov. Ich štruktúra je totiž výrazne odlišná od štruktúry fondov Pamiatkového ústavu a jeho právnych predchodcov. Pri dodržaní provenienčného princípu nie je možné spracovávať tieto fondy ako dokumentačné zbierky, čo znamená, že ani doterajší databázový systém Fox Base (didisl.dbf) nebude vyhovovať novým požiadavkám. Pre spracovávanie fondov so zložitou tektonikou a obsahom je nutné zaviesť špecializovaný archívny software, ktorý dáva užívateľovi veľa voľnosti pri popise archívnych jednotiek a integruje prirodzeným spôsobom popis rôznych typov dokumentov, nachádzajúcich sa vo fonde (t. j. spisy, plány, mapy, fotografie a pod.) bez straty kontextu. Ďalej umožňuje pripojenie digitálnych kópií archívnych dokumentov a ich prezentáciu na internete / intranete, ako aj tlačené formy archívnych pomôcok. Pre ďalšie budovanie a rozvoj archívneho informačného systému je potrebný program, ktorý vytvorí elektronickú archívnu pomôcku, ktorú dokáže využívať aj bádateľ s minimálnymi znalosťami výpočtovej techniky. Našim cieľom teda je vybudovať systém, ktorý dokáže efektívne spracovávať existujúce aj budúce archívne fondy a zbierky, tvoriť elektronické archívne pomôcky, otvorene a rýchle sprístupňovať archívne pomôcky zamestnancom Pamiatkového úradu SR prostredníctvom intranetu a širokej verejnosti prostredníctvom internetu, digitalizovať vybrané archívne dokumenty z dôvodu ich ochrany, ďalšieho zachovania, prezentácie a publikovania, prenášať dáta archívneho informačného systému a digitalizovaných archívnych dokumentov do AIS OP a GIS. Moderný archívny informačný systém musí spĺňať nasledovné požiadavky:

• tvorba elektronických archívnych pomôcok pre jednotlivé archívne fondy a zbierky
• vyhľadávanie v týchto pomôckach podľa ľubovoľnej užívateľskej požiadavky
• vytváranie tlačených výstupov celých pomôcok alebo ich častí
• možnosť popisu viacerých druhov dokumentov v jednej databáze (spisy, plány, projekty, mapy, rôzne typy obrazových dokumentov ...
• automatické vytváranie hierarchie záznamov (úrovňové členenie v rámci fondu),

pričom jedným záznamom v jednej databáze môžeme popísať:

• jeden archívny dokument (výskumná dokumentácia, fotografia, mapa a pod.)
• obsahovo vymedzenú skupinu archívnych dokumentov (skupina spisov jednej vecnej skupiny, skupina elaborátov rovnakého názvu)
• časti archívnych dokumentov (prílohy, ktoré sú súčasťou spisu)
• kombináciou inventarizácie a katalogizácie možnosť popisovať napr. fotografie a mapy v rámci spisu, bez straty kontextu
• zachovávanie vzťahov medzi jednotlivými dokumentmi, a súčasne vyjadrenie hierarchie týchto vzťahov vo vertikálnej i horizontálnej rovine
• maximálny počet registrov (vec, miesto, osoba, názov, inštitúcia, dátum, atď.)
• inteligentné vkladanie registrov a číselníkov
• možnosť vytvárania reprodukcií - tvorba a úprava obrázkov v najrozšírenejších formátoch (tiff, gif, jpg)
• možnosť aplikácie najrôznejších triediacich filtrov
• podpora práce viacerých užívateľov
• export dát do prehliadača (intranet/internet) podľa nastaviteľného užívateľského rozhrania
• užívateľsky nastaviteľné a plne modifikovateľné tlačové zostavy záznamov
• informácia o fonde (zbierke) samotnom (základné údaje podľa „Evidenčného listu“, charakteristika, rozbor fondu/zbierky)
• prepojenie na elektronickú evidenciu registratúrneho strediska (automatické zostavovanie zoznamov na vyradenie, návrhov na vyradenie, preberacích protokolov archívnych dokumentov)

Aký bude mať archívny informačný systém prínos pre celú spoločnosť?Bude efektívnejšie, produktívnejšie, otvorenejšie, modernejšie a demokratickejšie spracovávať informácie pre uspokojovanie spoločenských požiadaviek, ako aj potrieb individuálnych záujemcov o retrospektívne informácie z oblasti ochrany pamiatkového fondu Slovenska. Dúfame, že naše úsilie sa v dohľadnej budúcnosti stane skutočnosťou a na nás, zamestnancoch archívu bude, ako sa vysporiadame s nárokmi, ktoré na nás kladie dnešná informačná spoločnosť.

© Martina Orosová 2006