Odborné archívne činnosti

Spracovanie archívnych fondov si vyžaduje komplex odborných, technických a pomocných činností, ktoré vykonávajú pracovníci archívu. Odborné archívne činnosti najlepšie charakterizoval náš najväčší teoretik archivistiky PhDr. Elo Rákoš (pozri literatúru na konci).

Tvoria ich tieto činnosti:

Identifikácia archívnych dokumentov

• hodnotenie a výber archívnych dokumentov
• vyradenie nearchívnych dokumentov (knižničných, muzeálnych a iných, ktoré netvoria súčasť archívnych fondov a sú chránené podľa iných zákonov)
• vyradenie historicko-dokumentárne bezcenných dokumentov

Táto činnosť je dôležitá nielen pre archívne fondy, ale aj pri tvorbe archívnych zbierok, ktoré tvoria významnú časť archívu. Snažíme sa získavať všetky dokumenty, a to aj kópie, ktoré dokumentujú kultúrne dedičstvo Slovenska. Často sa nám podarí získať dokumenty, pri ktorých je identifikácia naozaj náročná.

Identifikácia archívnych fondov

• hodnotenie a zaraďovanie archívnych dokumentov do príslušných fondov (triedenie, t. j. sceľovanie, segregácia a kompletizácia archívnych fondov)
• časové vymedzenie archívneho fondu
• určenie kvantitatívneho rozsahu archívneho fondu
• určenie názvu archívneho fondu

Identifikácia archívnych fondov predstavuje veľký problém najmä v prípade, keď sa v archíve ocitli netriedené registratúry viacerých pôvodcov, ktoré je potrebné roztriediť na príslušné fondy podľa provenienčného princípu. V takejto podobe v podstate existoval starý „spisový archív“ v bývalom dokumentačnom oddelení Pamiatkového ústavu. Tvorili ho fondy právnych predchodcov ústavu od roku 1919 do roku 1951. Pri ich spracovaní neboli jednotlivé záznamy rozdelené do osobitných fondov podľa pôvodcov, ale boli zoradené lokalitne a v rámci toho chronologicky. Ako archívna pomôcka bol vypracovaný Združený inventár pamiatkových orgánov na Slovensku do roku 1951 (sprístupnený na tejto stránke). Jeho autormi sú PhDr. Karol Hodas a PhDr. Peter Hysko. Toto spracovanie nezodpovedá úplne provenienčnému princípu, ale splnilo svoj účel a výborne slúži potrebám bádateľov.

Problém identifikácie sa prejavuje aj pri tvorbe archívnych zbierok, ktoré tvoria základ nášho archívu. Ich vznik bol aktom aktuálnej potreby dokumentácie kultúrnych pamiatok v 60. rokoch 20. storočia. Neriadil sa žiadnymi archívnymi princípmi (keďže archív ako taký ani neexistoval), ale čisto subjektívnymi kritériami. Pôvodný zámer sa však časom stratil a do zbierok pribúdali dokumenty často bez logických súvislostí. Otázka „kam toto zaradiť?!“ sa tak postupne stala pre archivárov čiernou morou, z ktorej je možné sa dostať len dôsledným uplatňovaním princípov teórie archivistiky.

Systemizácia archívnych dokumentov fondu

• usporadovanie archívnych dokumentov vo fonde do veľkých, menších a najmenších jednotiek
• zoradenie fondových jednotiek vo vertikálnej polohe (najväčšie, menšie a najmenšie fondové jednotky)
• horizontálne zoradenie fondových jednotiek (radenie fondových jednotiek jednej úrovne do príslušného poradia a vykonanie tejto činnosti na každej úrovni fondu)
• tvorba inventárnych jednotiek ako najmenších organických fondových jednotiek v archíve
• zoradenie archívnych dokumentov vo vnútri inventárnych jednotiek
• systemizácia inventárnych jednotiek v archívnom fonde (zoraďovanie inventárnych jednotiek vo všetkých fondových jednotkách vyšších ako inventárna jednotka)

Usporadovaním archívnych dokumentov v archívnom fonde chápeme systematické zoraďovanie dokumentov podľa usporadovacej schémy fondu. Túto schému vypracúva archivár ako súčasť projektu na spracovanie a sprístupnenie archívneho fondu. Podkladom pre schému je registratúrny kľúč alebo organizačný poriadok pôvodcu. Vzhľadom na tieto skutočnosti, ako aj skúsenosti z doterajšieho usporadovania archívnych dokumentov, kladie archív veľký dôraz na predarchívnu starostlivosť. Pracovníci archívu chápu, že v súčasných registratúrach sa skrývajú budúce archívne fondy.

Veľký problém predstavuje napríklad časť registratúry Slovenského ústavu pamiatkovej starostlivosti a ochrany prírody z rokov 1972 – 1981 usporiadaná chronologicko-numericky. Pri sťahovaní Pamiatkového ústavu z bývalých priestorov na Hviezdoslavovom námestí sa „stratili“ pomôcky (kartotečný systém), ktoré umožňovali orientáciu v týchto záznamoch. Teraz nám neostáva nič iné len premanipulovať záznamy podľa tradičnej štruktúry, čiže podľa vecných skupín, príp. lokalít, a tak sprístupniť tento fond bádateľom. Pôvodné chronologicko-numerické usporiadanie a vytváranie archívnych jednotiek podľa ročníkov nepovažujeme za vhodný spôsob spracovania tohto fondu.Inventarizácia archívneho fondu

o vypracovanie inventárnych záznamov k inventárnym jednotkám fondu
o vypracovanie archívneho inventára (vypracovanie úvodu, súpisu, registrov a ostatného vedecko-informačného aparátu)

Samozrejmosťou v našom archíve je, že všetky inventáre sú vypracované v elektronickej forme. Využívanie špeciálneho softvéru pri tvorbe inventárov je nevyhnutnosťou. Jeho internetová aplikácia umožňuje pokrokové, otvorené a demokratické riešenie sprístupňovania informácií o archívnych fondoch uložených v archíve. Riešenie, ktoré používa archív, je ojedinelým svojho druhu na Slovensku v spôsobe spracovania archívnej databázy, ako aj v tom, že sprístupňuje špecifické a originálne archívne informácie o pamiatkovom fonde Slovenska.

Spracovaný archívny fond spolu s archívnym inventárom predstavuje základný a nevyhnutný predpoklad bádateľského a iného využívania archívneho fondu v archíve.

Vypracovanie archívnych informačných pomôcok (katalóg, register, rozbor fondu, sprievodca a i.)

Rozbor obsahu fondu tvorí súčasť všetkých inventárov. Archív systematicky buduje lokalitné katalógy pre všetky archívne zbierky. V roku 2007 bol spracovaný a publikovaný Sprievodca po Archíve PÚ SR.

Literatúra o teórii archivistiky

HORVÁTH, V. – KARTOUS, P. – WATZKA, J.: Ochrana, sprístupňovanie a využívanie archívnych dokumentov. Bratislava: Archívna správa MV SSR, 1988, 204 s.
KARTOUS, P.: Rešpektovanie archívneho fondu. In: SA, roč. XXIX, 1994, č. 1, s. 38-59.
KUŠÍK, M.: Archívnictvo v klasifikácii vedy. In: SA, 1968, č. 1, s. 3-21.
KUŠÍK, M.: Slovenské archívne názvoslovie (problémy a výhľady). In: SA, 1974, č. 1, s. 19-46.
KONARSKI, K.: Úvod k inventáři archivního fondu. Archivní časopis, 1954, č. 4, s. 164-173. (preklad - originál in: Konarski, K.: Wstep do inwentarza zespolu archiwalnego. Archeion, roč. XXI, 1952, s. 192-201.)
RÁKOŠ, E.: Teória archívneho fondu I. In: SA, roč. XXIX, 1994, č. 2, s. 3-19.
RÁKOŠ, R.: Teória archívneho fondu II. In: SA, roč. XXX, 1995, č. 1, s. 3-23.
RÁKOŠ, E.: Teória archívneho fondu III. In: SA, roč. XXXI, 1996, č. 1, s. 3-23.
RÁKOŠ, E.: Teória archívneho fondu IV. In: SA, roč. XXXII, 1997, č. 1, s. 3-21.
RÁKOŠ, E.: Teória archívneho fondu V. In: SA, roč. XXXII, 1997, č. 2, s. 3-19.
RÁKOŠ, E.: Teória archívneho fondu VI. In: SA, roč. XXXIII, 1998, č. 2, s. 3-19.
RÁKOŠ, E.: Spisy v archívoch. In: SA, roč. XXXIII, 1998, č. 1, s. 12-21.
RÁKOŠ, E.: Preberanie archívnych dokumentov do archívu.In: SA, roč. XXVII, 1992, č. 1, s. 3-13.
RÁKOŠ, E.: Štruktúra archívneho fondu. In: SA, roč. XXVII, 1992, č. 2, s. 3-16.
RÁKOŠ, E.: Registratúra a archívny fond. In: SA, roč. XXX, 1995, č. 2, s. 158-170.
RÁKOŠ, E.: Archívna veda a archívna prax. In: SA, roč. XXV, 1990, č. 1, s. 9-22.
RÁKOŠ, E.: Archivistika - predmet archívneho vzdelávania. Zborník FFUK HISTORICA. Roč. XLV. Bratislava 2002. s. 131-135.

Pozn. skratka SA - periodikum Slovenská archivistika

© Martina Orosová 2006